Január 1-jétől radikális adminisztrációs változások lépnek életbe a magyar vállalkozások számára az energetikai számlázás területén.
A szektorspecifikus rendeletek értelmében a kereskedők és hálózati engedélyesek számára kötelezővé válik, hogy a villamosenergia- és földgázszámlákat kizárólag elektronikus formában bocsássák ki.
Ez a jogszabály a papíralapú számlázás végét jelenti, amely jelentős digitális átállást igényel a vállalkozások részéről.
Elektronikus számlázás: kötelező változás
Az új jogszabály értelmében minden vállalkozásnak, amely villamosenergiát vagy földgázt használ, elektronikus számlákat kell befogadnia.
Bár az Európai Bizottság javaslatcsomagja azt is előirányozza, hogy az elektronikus számláknak olyan adatstruktúrát kell követniük, amely támogatja az automatikus adatkinyerést, a magyar szabályozás ezt egyelőre nem teszi kötelezővé.
Ez azt jelenti, hogy a PDF formátumban küldött számlák is megfelelnek a jogszabályi előírásoknak, ám a jövőben az EU tervei szerint további változások várhatók ezen a területen.
Az elektronikus számlák tárolása: új kihívások
A papíralapú számlák megszűnésével a vállalkozások számára elkerülhetetlen lesz a digitális adattárolás bevezetése. Bár a legegyszerűbb megoldás a számlák számítógépen vagy szerveren történő tárolása, ez nem feltétlenül felel meg az elektronikus archiválás szigorú jogszabályi követelményeinek.
A legbiztonságosabb opció a bizalmi szolgáltatóknál való adattárolás, vagy a saját rendszerben való archiválás, amely megfelel a vonatkozó előírásoknak.
Átállás az új rendszerre: digitális ügyfélfiókok és támogatás
Az energetikai szolgáltatók már megkezdték a felkészülést az új rendszerre. Az Audax Renewables energiakereskedő vállalat például online ügyfélfiókokat hozott létre, ahol a vállalatok nyomon követhetik számlázásukat, kezelhetik tartozásaikat és egyéb adminisztratív feladatokat láthatnak el.
Fejes Tibor, az Audax Renewables ügyvezető igazgatója kiemelte, hogy az elektronikus számlák átláthatósága és gyors feldolgozása elengedhetetlen lesz a gördülékeny ügyintézéshez.
„Fontos, hogy a vállalkozások olyan kapcsolattartási felületeket találjanak, amelyek megkönnyítik az átállást és biztosítják a számlák időben történő feldolgozását.”
Digitalizációra ösztönző hatás
Az Európai Bizottság digitális gazdaság fejlettségét mérő mutatója (DESI) alapján a magyar kis- és középvállalkozások (KKV-k) csupán harmada rendelkezik alapszintű digitális ismeretekkel, míg az EU átlaga 55%.
A hazai KKV-k 85%-a eddig papíralapú számlákat használt, és csupán 13%-a váltott elektronikus számlára. Az új kötelezettség így a digitalizáció katalizátora lehet, amely hatással lesz a számlázási, banki és könyvelési folyamatokra is.
Mi várható a jövőben?
Az elektronikus számlázás jövőbeli formátumai az EU tervei szerint lehetővé teszik majd az automatikus adatkinyerést, ami komoly fejlesztéseket igényelhet a magyar vállalkozások részéről. Bár a PDF formátum jelenleg még megfelel, várhatóan a jövőben további technológiai fejlesztésekre lesz szükség.
Az átállás megkönnyítése érdekében az energiaszolgáltatók támogatást nyújtanak ügyfeleiknek, például oktatásokkal és adatfrissítéssel, hogy segítsék a zökkenőmentes átállást az új szabályozásra.
A január 1-jén életbe lépő jogszabályváltozás jelentős adminisztrációs átalakulást hoz a magyar vállalkozások számára, különösen az energetikai számlázás terén. Az új elektronikus számlázási rendszer nemcsak a vállalatok adminisztratív folyamatait érinti, hanem egyúttal elősegíti a digitalizációt is.
Az átállás gördülékeny biztosítása érdekében a vállalkozásoknak érdemes időben felkészülniük az új követelményekre és az energiaszolgáltatók által nyújtott támogatásokra.
